Gouvernance, engagement et dynamique collective : les ingrédients d’un fonctionnement efficace

Dimanche 30 mars 2025 à la maison des sports de Montpellier

Comment faire vivre un projet associatif ambitieux quand bénévoles et salariés doivent cohabiter, coopérer, et avancer ensemble ?

C’est le défi que nous avons relevé avec le Comité Régional du Sport Pour Tous Occitanie, lors d’un accompagnement que j’ai eu le plaisir de piloter et d’animer, co-financé par l’OPCO AFDAS dans le cadre d’un Appui Conseil RH.

Un travail conduit en deux temps, aux côtés de Geoffrey Del Cuerpo, avocat en droit du travail, qui a réalisé un audit RH et juridique, et avec l’équipe dirigeante et les salariés du Comité Régional.

Cet accompagnement nous a permis de travailler à la fois sur la structuration des responsabilités, sur les postures managériales des élus au conseil d’administration, mais aussi sur les conditions favorables à un engagement durable des parties prenantes.

Dans cet article, je vous propose un retour d’expérience nourri de pratiques concrètes et d’outils mobilisés. Parce qu’au-delà de cette mission spécifique, ces démarches peuvent inspirer toute structure associative ou collective qui souhaite avancer ensemble, dans un cadre sécurisé et responsabilisant.

Un diagnostic RH et juridique pour sécuriser la dynamique collective

Dans le cadre de cet accompagnement, un audit social a été réalisé par Geoffrey Del Cuerpo, avocat en droit du travail, afin d’apporter un éclairage juridique structurant à la démarche.

Ce travail s’est appuyé sur une revue approfondie de plusieurs documents essentiels pour toute organisation associative : organigrammes, contrats de travail, éléments liés à la rémunération des salariés, pratiques de gestion du temps de travail, ainsi que les éventuelles procédures contentieuses en cours.

Cette analyse a permis de :

-       Faire un état des lieux précis des pratiques RH et juridiques du Comité Régional

-       Identifier les éventuelles zones de fragilité ou de non-conformité (documents manquants, absence de formalisation de certains processus)

-       Proposer des pistes concrètes pour clarifier les responsabilités juridiques, sécuriser les pratiques et renforcer la cohérence entre le fonctionnement de l’association et ses obligations légales

En complément du travail collectif engagé avec l’équipe salariée et bénévole, cet audit a ainsi contribué à poser les fondations d’un cadre de coopération plus sécurisé, permettant à chacun de jouer son rôle avec confiance, en toute responsabilité.

Au-delà des questions juridiques et RH, il était essentiel que cette dynamique de structuration implique toutes les parties prenantes du Comité Régional : les élus, les salariés, les bénévoles. Car c’est bien dans l’interaction, le dialogue et la coopération que peut émerger un fonctionnement apaisé et efficace.

C’est pourquoi nous avons construit un accompagnement collectif qui visait à créer les conditions d’un vrai « travailler ensemble », en clarifiant les rôles, en fluidifiant les relations et en favorisant les complémentarités.

Voici les différentes étapes que nous avons proposées pour poser les bases d’une gouvernance partagée, au service du projet associatif.

1. Créer un espace d’écoute et d’expression

Pourquoi l'inclusion est essentielle dans un collectif en régulation ?

Dans l’approche de L’Élément Humain® développée par Will Schutz, le temps d’inclusion ne se résume pas à un simple « tour de table ». C’est un acte structurant qui répond à trois besoins fondamentaux présents chez chaque membre du groupe : appartenance, reconnaissance, et importance.

Quand un collectif décide de prendre un temps pour faire le point, réguler son fonctionnement ou structurer ses responsabilités, ces besoins sont d’autant plus présents et doivent être adressés.

L’inclusion permet avant tout de sécuriser l’espace collectif. Elle crée un climat d’écoute et de confiance en invitant chacun à exprimer :

• Comment je me sens en arrivant

• Ce que j’attends de cette journée

• Ce que souhaite apporter au collectif

S’inclure, être inclus, ce n’est pas simplement « être là », mais choisir d’être là en acteur de la dynamique collective.

C’est cette posture active qui ouvre les conditions d’un travail en profondeur :

-       Moins de non-dits

-       Plus de responsabilité partagée

-       Un engagement plus sincère, parce que chaque participant a déposé son intention au départ

En résumé, l’inclusion est la première pierre du travail collectif : elle aligne les personnes avant de structurer les rôles, et donne à chacun un espace pour exister et contribuer pleinement.

2. Réguler et re-contractualiser les relations d’équipe

Une équipe ne fonctionne jamais sans ajustements. C’est normal : un collectif est vivant, et ses membres évoluent, tout comme ses enjeux. Mais encore faut-il se donner les moyens d’en parler, d’écouter et d’ajuster les règles du jeu.

Dans le cadre de cet accompagnement, nous avons proposé un atelier de régulation, parce qu’une équipe ne peut avancer durablement sans un espace où elle peut :

-       Partager ses perceptions sur son fonctionnement actuel.

-       Mettre en mots ses freins et ses ressources.

-       Formuler des besoins concrets et expliciter ses attentes vis-à-vis des autres.

-       Re-contractualiser les engagements de chacun.

En pratique 

Nous avons utilisé un outil simple et puissant lorsqu'il est mené avec un cadre sécurisant et responsabilisant :  le Top / Flop.

Chacun a pu s’exprimer ainsi de ces deux questions :

- Top : Ce qui fonctionne bien pour moi aujourd’hui dans notre collectif.

- Flop : Ce qui me freine, ce qui mériterait d’évoluer pour mieux coopérer.

À partir de ces partages, les participants ont identifié et verbalisé leurs besoins psychologiques (besoin de reconnaissance, de clarté, de sécurité, de légitimité…) et ont été invités à :

- Formuler des demandes concrètes aux autres membres du collectif.

- Proposer des évolutions utiles sur les règles du jeu, les modes de fonctionnement ou les rituels d’équipe.

- Prendre des engagements individuels et collectifs pour fluidifier le fonctionnement de l’équipe.

Ce temps de régulation, souvent négligé ou repoussé en organisation, est pourtant un véritable levier d’apaisement et de performance collective : il permet à chacun d’oser dire ce qui compte pour lui, tout en écoutant les autres. C’est dans cet espace d’ajustement que la coopération se construit réellement. Donnons de la place à « l’important non urgent ».

3. Clarifier les rôles et les complémentarités : l’éclairage des rôles en équipe Belbin

Parce que la coopération durable repose sur la connaissance mutuelle, nous avons proposé au Comité Régional du Sport Pour Tous Occitanie un travail approfondi autour des Rôles en Équipe de Meredith Belbin. Cet outil précieux permet d’observer et de comprendre comment chacun contribue concrètement à la dynamique collective, au-delà de son statut ou de sa fiche de poste.

Selon Belbin, un Rôle en Équipe est « une tendance à contribuer, à interagir et à travailler avec les autres d’une manière particulière ». Ce n’est ni un métier, ni un statut, mais un comportement observé dans l’action collective.

Neuf rôles sont identifiés, répartis en trois catégories :

• Les rôles orientés Action : Organisateur, Propulseur, Perfectionneur.

• Les rôles orientés Réflexion : Concepteur, Priseur, Expert.

• Les rôles orientés Relation : Coordinateur, Promoteur, Soutien.

Chaque individu déploie généralement 2 à 3 rôles dominants, qui s’expriment selon les situations, les projets et les relations interpersonnelles.

Dans cette démarche, nous avons pris appui sur un exercice collectif de lecture de la roue d’équipe, véritable cartographie de la composition du collectif. Nous avons invité les participants à analyser cette roue à partir de plusieurs questions structurantes :

• L’équipe est-elle équilibrée entre les profils Action, Réflexion et Relation ?

• La composition de l’équipe est-elle cohérente avec les objectifs stratégiques poursuivis ?

• Quels sont les rôles sur-représentés, sous-représentés ? Quelles complémentarités sont à cultiver ?

• Quels points d’attention, quelles zones de tension potentielles pouvons-nous anticiper ?

• Quels binômes peuvent être construits pour sécuriser l’avancée des projets ?

Cet exercice a permis aux membres du Comité de poser un regard neuf sur leurs interactions, d’identifier des déséquilibres éventuels, mais aussi de valoriser les forces individuelles au service du collectif. C’est un levier puissant pour passer du « qui fait quoi » à un véritable comment nous fonctionnons ensemble.

En résonance avec l’objectif de l’accompagnement, cet outil a nourri la réflexion sur la répartition des rôles entre élus, salariés et bénévoles, et sur les conditions d’une coopération harmonieuse et efficiente.

4. Poser un cadre de coopération : Permissions, Protections, Puissance (les 3P)

Pour avancer ensemble, il est essentiel d’offrir à chacun un cadre clair et partagé. Lors de cette journée, nous avons travaillé avec l’équipe sur le modèle des 3P, issu de l’Analyse Transactionnelle : Permissions, Protections, Puissance.

Ce triptyque constitue un levier clé pour réguler les relations et fluidifier la coopération :

-       Permission : C’est l’autorisation donnée à chacun d’agir, de prendre des initiatives, d’exprimer ses idées. Poser des permissions, c’est ouvrir un espace où l’on peut dire « oui » à l’autonomie, à l’expérimentation, à l’audace.

-       Protection : Ce sont les règles du jeu, les repères, les limites que l’on pose pour sécuriser le cadre. Elles permettent de dire « non » quand c’est nécessaire, d’éviter les malentendus, de prévenir les conflits.

-       Puissance : C’est l’énergie collective qui émerge lorsque permissions et protections sont équilibrées. Quand chacun sait ce qu’il peut faire, ce qui est attendu, et qu’il se sent libre d’agir, le collectif devient plus puissant et plus efficace.

Dans un système des élus et des salariés, nous avons pris le temps d’expliciter ensemble ces permissions et ces protections. Ce travail a permis de lever certains non-dits, de clarifier les attentes, et de poser les bases d’une coopération plus fluide et apaisée.

5. Formaliser la gouvernance : Qui décide, qui agit, qui informe ?

Cette clarification du cadre nous a naturellement conduits à un travail plus structurel sur la gouvernance du Comité Régional.

Gouverner à plusieurs voix implique de clarifier les rôles, les périmètres de responsabilité, les circuits d’information et de décision. Nous avons accompagné l’équipe à formaliser un RACI (Répartition des rôles : Responsable, Appui, Consulté, Informé), un outil simple mais puissant pour éviter les incompréhensions.

Pour alimenter ce travail, nous nous sommes appuyés sur un questionnement clé :

• Qui décide ? Est-ce aux élus, aux salariés, aux bénévoles, ou à un collectif partagé ?

• Quel est le périmètre d’autonomie ? Jusqu’où chacun peut-il décider ou agir sans validation ?

• Qui met en œuvre ? Qui porte concrètement les actions décidées ?

• Quelles modalités de décision ? Faut-il valider en réunion ? Qui consulter ? À quelle fréquence ajuster le cadre ?

Cette démarche a permis à l’équipe de rendre visibles les responsabilités, d’affirmer l’autonomie des salariés sur certains sujets tout en préservant les prérogatives du Conseil d’Administration, et d’ancrer durablement les conditions d’une gouvernance partagée.

6. Transformer l’intention en action : l’importance de l’engagement

Parce qu’une dynamique collective ne prend tout son sens que lorsqu’elle se prolonge dans le temps, nous avons clôturé cet accompagnement par un temps fort d’engagement.🟢 Chaque participant a pris le temps de formuler un engagement personnel, concret et volontaire, pour contribuer activement à un meilleur fonctionnement de l’association.

Mais l’engagement ne s’arrête pas à une simple intention : il doit se traduire en actes visibles et durables. Pour cela, nous avons insisté sur la nécessité de faire vivre ces engagements au quotidien, en les inscrivant dans des actions précises :

-       La prise de parole régulière lors des temps de réunion

-       La participation à des groupes de travail associant élu·e·s et salarié·e·s

-       La mise en place de points d’étape et de rendez-vous pour suivre l’avancement de ces engagements

Parce que c’est par ces gestes concrets, répétés et partagés que l’énergie collective se transforme en dynamique pérenne.

En conclusion

Derrière cette démarche, il y a une conviction forte : La gouvernance partagée ne s’improvise pas. Elle se construit, étape par étape, en ouvrant des espaces de parole, en clarifiant les responsabilités, en favorisant l’engagement de chacun.

C’est ce que nous avons fait avec le Comité Régional du Sport Pour Tous Occitanie. Et c’est ce que nous pouvons faire avec vous.

Elues et salariée :)

Quelques mots sur le comité régional :

Le Comité Régional Sports pour Tous Occitanie, organe déconcentré de la Fédération Française Sports pour Tous (association reconnue d’utilité publique depuis 1973), est un acteur clé du sport et du bien-être en région.

Sa mission : rendre l’activité physique accessible à toutes et tous, quels que soient l’âge, le niveau ou les capacités, à travers une large offre d’activités adaptées.

Présent sur tout le territoire occitan, le Comité travaille en lien étroit avec des associations locales et des professionnels du sport pour promouvoir une pratique inclusive, épanouissante et durable.

À l’horizon 2030, le Comité affirme une vision ambitieuse : devenir une référence d’innovation et d’éco-responsabilité, portée par de fortes valeurs humaines, au service de la santé, de l’inclusion et de l’éducation.