Lancer une dynamique collective avec 250 personnes ? Oui, c’est possible (et puissant)

Imaginez : vous êtes chargé(e) de lancer un Hackathon réunissant 250 étudiants sur un sujet aussi vaste que les Objectifs de Développement Durable (ODD).

Comment faire émerger l’engagement collectif ? Comment les mobiliser autour de projets concrets, alignés avec leurs valeurs et leurs aspirations ?

Chez Envol & Rebond, nous avons eu la chance d’accompagner Montpellier Business School sur ce défi, aux côtés de Cédrine Joly et Magalie Marais. Notre pari : démarrer cette semaine collective par un Forum Ouvert.

Un format participatif, structuré mais souple, qui invite chaque participant à prendre sa place et à contribuer. Un format qui permet de faire émerger des idées et des projets à partir de l’intelligence du groupe. Et surtout, un format qui prouve que l’engagement est possible à grande échelle, dès lors qu’on crée les conditions pour qu’il advienne.

Ce que nous avons appris : retour d’expérience

Lancer un Forum Ouvert pour 250 personnes, c’est un sacré défi. Et, soyons honnêtes, ce n’est pas sans appréhensions.

Nous nous sommes posés toutes ces questions :

- Les étudiants vont-ils oser proposer des sujets ?

- La question centrale va-t-elle les toucher ?

- Allons-nous réussir à cadrer les échanges ?

- Est-ce que le chaos apparent ne va pas freiner les dynamiques ?

Ce que nous avons observé, c’est tout l’inverse. 

Après quelques minutes de flottement, les étudiants ont pris la parole, proposé des sujets, créé des espaces d’échange. Nous avons vu l’énergie monter, la parole se libérer, les idées circuler.

Malgré les contraintes logistiques, le processus a fonctionné.Parce que le collectif avait envie de faire. Parce que le cadre était clair. Parce que l’intention était forte.

Et surtout, parce que l’équipe organisatrice s’était elle-même engagée dans cette démarche.

Pourquoi le Forum Ouvert est un levier d’engagement puissant

Un Forum Ouvert, ce n’est pas qu’un outil. C’est une façon d’être et de faire ensemble.

C’est accepter que l’engagement ne naît pas d’un contenu descendant, mais de la place qu’on laisse à l’intelligence du groupe.

Trois raisons pour lesquelles ça fonctionne :

1. Une question claire et engageante : elle agit comme une boussole pour le collectif.

2. Un cadre souple mais rigoureux : il sécurise les échanges sans les enfermer.

3. Une posture d’accueil et de facilitation : ici, pas d’expert, pas de “sachant”. Seulement des personnes prêtes à ouvrir un espace de dialogue.

Et c’est aussi accepter une part de chaos, d’inconfort, de lâcher-prise. Mais c’est là que se produit la magie.

Comment faire ? – Le guide pratique

Parce qu’un Forum Ouvert, ce n’est pas de l’improvisation totale. Voici les grandes étapes pour mettre en place cette démarche dans votre entreprise, association ou organisation.

Les grands principes du Forum Ouvert

• Les personnes présentes sont les bonnes personnes

• Ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver

• Quand c’est fini, c’est fini

• Ça commence quand ça commence

• La loi des deux pieds : chacun est libre de quitter un atelier pour aller ailleurs s’il n’apprend plus ou ne contribue plus

Les rôles clés

• Initiateur.trice du sujet : propose un thème et lance la discussion

• Facilitateur.trice : crée les conditions du dialogue, assure la dynamique

• Abeilles & Papillons : circulent librement d’un atelier à l’autre pour apporter de nouvelles idées ou simplement respirer

Les étapes de préparation

1. Clarifiez votre question centrale :  Elle doit être ouverte, engageante et mobilisatrice.

2. Identifiez l’espace : Prévoyez un lieu adapté, modulable, propice aux échanges.

3. Déterminez le nombre de participants : Cela fonctionne aussi bien à 10 qu’à 5000.

4. Mobilisez une équipe logistique : Identifiez des personnes qui souhaitent contribuer à l’organisation (accueil, matériel, signalétique…).

5. Préparez les supports : Place du Marché (pour afficher les sujets), Grand Journal (pour compiler les idées), Feuilles pour les ateliers

6. Préparez un temps d’explication : Pour que chacun comprenne les règles, les principes, et s’autorise à jouer le jeu.

Les clés de succès

• Soignez la question centrale

• Installez un cadre clair

• Faites confiance au collectif

• Acceptez le chaos

• Documentez les échanges pour nourrir les suites

En résumé : c’est possible, pour vous aussi

Ce que cette expérience nous a appris, c’est que l’engagement collectif n’a pas de limite. Que vous soyez une école, une entreprise ou une association, vous pouvez, vous aussi, réunir vos équipes et ouvrir un espace où l’engagement naît de la parole et de l’échange.

Peu importe les moyens. Peu importe la taille du groupe. Ce qui compte, c’est l’intention et le cadre que vous posez.

À vous de jouer. Et rappelez-vous : l’engagement commence par l’action.